Fattura elettronica e SDI: gli errori tecnici più comuni e come evitarli

La fatturazione elettronica per una PMI è un problema tecnico prima ancora che fiscale: un file XML deve passare i controlli automatici del Sistema di Interscambio (SdI), raggiungere la casella o il canale giusto e poi essere conservato. Quando qualcosa va storto, di solito la causa è piccola e ripetibile. Questo articolo guarda i punti tecnici, non quelli fiscali: per aliquote, termini di emissione, natura delle operazioni e tipo di documento il riferimento resta il commercialista.

Fonti: quanto segue si basa sulle specifiche tecniche operative del SdI (allegato A, versione 1.9) e sulla guida dell’Agenzia delle Entrate di dicembre 2025. Le specifiche vengono aggiornate: controlla sempre la versione in vigore sul sito dell’Agenzia.

Cosa fa il SdI quando riceve il file

Il SdI non è un archivio, è un filtro. Controlla il nome del file, il formato rispetto allo schema XML, la coerenza dei dati, l’esistenza delle partite IVA in Anagrafe Tributaria, i duplicati e la recapitabilità. Se un controllo fallisce, il file viene scartato e non arriva al destinatario. Una fattura scartata si considera non emessa. La ricevuta di scarto riporta un codice di errore e viene recapitata, secondo le specifiche, entro 5 giorni dalla corretta ricezione, di solito molto prima. Un file consegnato invece produce una ricevuta di consegna. Il punto operativo: uno scarto non è un guasto, è un messaggio con un codice. Leggilo.

Il file: nome, formato, dimensione

• Nome file. Deve essere nella forma paese e identificativo fiscale del trasmittente, underscore, progressivo di massimo 5 caratteri alfanumerici, per esempio IT01234567890_00001.xml. Un nome non conforme genera lo scarto 00001; un nome già usato in precedenza genera 00002. Il progressivo non deve seguire una numerazione stretta, ma non va mai riutilizzato.
• Reinvio dopo uno scarto. Se la fattura non è prodotta dalla procedura web del portale dell’Agenzia, il nome del file va cambiato, altrimenti scatta il duplicato di nome. La guida dell’Agenzia consiglia di ricompilare con la stessa data e numerazione della fattura scartata.
• Dimensione. Il singolo file fattura non può superare 5 MB, pena lo scarto 00003.
• Firma. Se usi una firma elettronica l’estensione è .xml (XAdES) oppure .xml.p7m (CAdES). Un file modificato dopo la firma fallisce il controllo di integrità (00102).
• Formato. Un file non conforme allo schema viene scartato con 00200 e la ricevuta indica il punto preciso. Oltre 50 errori di formato si ferma con 00201. Caratteri speciali non escapati (per esempio una & in una ragione sociale) sono una causa classica di XML non valido.

Codice destinatario e PEC

È la fonte di confusione più frequente. Secondo le specifiche il SdI sceglie il canale così: se il destinatario ha registrato un indirizzo telematico, recapita lì; altrimenti usa il CodiceDestinatario del file se corrisponde a un canale attivo. Se il codice è 0000000 e la PECDestinatario è valorizzata, la fattura va a quella PEC; se la PEC manca, la fattura resta a disposizione nell’area riservata del cliente sul portale dell’Agenzia.

• Il codice destinatario è di 7 caratteri. Un valore non valido genera 00311, uno non attivo 00312. Controlla di non aver confuso lettere e cifre (la O con lo zero è un classico).
• Si usa 0000000 quando il cliente comunica una PEC (da inserire nel campo apposito) oppure quando il canale non è noto, per esempio per un consumatore finale. In quest’ultimo caso la guida dell’Agenzia prevede che tu consegni al cliente una copia della fattura e gli ricordi che l’originale è quella elettronica, consultabile sul portale.
• Per clienti esteri si usa XXXXXXX, ma solo se il paese del cliente è diverso da IT, altrimenti 00313.
• Nel campo PEC non sono ammessi gli indirizzi di servizio del SdI (00330).
• Sul lato ricezione: l’indirizzo che hai registrato presso l’Agenzia ha la precedenza sul codice scritto in fattura. Se cambi software o provider, aggiorna la registrazione, altrimenti le fatture dei fornitori continuano ad andare al canale vecchio.

Con la PEC la fattura è consegnata quando il gestore del destinatario conferma il deposito nella casella. Se il gestore segnala una mancata consegna, per esempio per casella piena, o tace per oltre 40 ore, il SdI invia una ricevuta di impossibilità di recapito e mette la fattura nell’area riservata del cliente. Per il fornitore la fattura risulta emessa, ma il cliente non l’ha ancora ricevuta: la guida dell’Agenzia chiede di avvisarlo con altri mezzi. Lato IT significa tre cose: una casella PEC con spazio libero e rinnovo del contratto monitorato, un controllo regolare delle ricevute di impossibilità di recapito, e un processo che avvisi il cliente quando succede. La scadenza di una PEC dimenticata è una causa banale e frequentissima di fatture non ricevute.

Per la posta ordinaria che accompagna il flusso (invio dei PDF di cortesia, avvisi ai clienti) vale quanto scritto in SPF, DKIM e DMARC: se i tuoi messaggi finiscono nello spam, il cliente non vede l’avviso.

Gli scarti da conoscere

I codici completi sono nelle specifiche; questi sono quelli che si incontrano più spesso.

• 00300, 00301, 00305, 00306: identificativi fiscali non validi. Il primo riguarda il trasmittente, 00301 il cedente/prestatore, 00305 la partita IVA del cliente, 00306 il suo codice fiscale. Il SdI verifica l’esistenza in Anagrafe Tributaria, quindi una partita IVA digitata con un errore o chiusa produce lo scarto. Verifica i dati anagrafici prima di creare il cliente in gestionale.
• 00417: mancano partita IVA e codice fiscale del cliente.
• 00400 e 00401: aliquota zero senza il campo Natura, oppure Natura presente con aliquota diversa da zero. È un errore di configurazione del gestionale, ma il contenuto fiscale (quale Natura usare) lo decide il commercialista.
• 00404 e 00409: fattura duplicata, anche all’interno dello stesso lotto. Tipico dopo un reinvio fatto senza accorgersi che la prima era stata accettata.
• 00411: riga con ritenuta senza blocco DatiRitenuta.

Conservazione

La legge (art. 39 del DPR 633/1972) obbliga sia chi emette sia chi riceve a conservare la fattura elettronica a norma. L’Agenzia lo precisa: non è la semplice memorizzazione del file su un PC, ma un processo regolato dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Quindi una cartella sul NAS, un PDF stampato o un allegato nella posta non bastano. Le strade sono due: un operatore privato certificato oppure il servizio gratuito dell’Agenzia, attivabile dal portale Fatture e Corrispettivi con un accordo di servizio. Se non indichi una data retroattiva, vengono conservate le fatture inviate dal giorno successivo all’adesione. Per durata e tempi esatti della conservazione, e per cosa succede se si cambia operatore, leggi il manuale del servizio scelto e chiedi al commercialista. Sul lato tecnico vale una regola comune a ogni dato che conta: una copia che non hai mai provato a ripristinare non è una copia, tema trattato in backup senza test di ripristino.

Checklist finale

• Il nome file rispetta il formato e il progressivo non si ripete mai, nemmeno nei reinvii.
• Il file è sotto i 5 MB e valida contro lo schema XSD in vigore prima dell’invio.
• Ragioni sociali e indirizzi sono privi di caratteri non validi (&, <).
• Partita IVA e codice fiscale dei clienti verificati prima di salvarli in anagrafica.
• Codice destinatario di 7 caratteri, oppure 0000000 con PEC compilata; nessuna PEC di servizio del SdI.
• La tua PEC ha spazio, scadenza controllata e qualcuno legge le ricevute.
• Le ricevute di scarto e di impossibilità di recapito arrivano a una persona e vengono lette ogni giorno lavorativo.
• La conservazione a norma è attiva, documentata e il ripristino di una fattura è stato provato.
• Per aliquote, Natura, tipo documento e termini di emissione: il commercialista decide, tu automatizzi.

Nota finale: questo articolo non sostituisce la consulenza fiscale. Se uno scarto è tecnico, il codice nella ricevuta indica quasi sempre dove guardare; se riguarda il contenuto fiscale del documento, serve il commercialista prima del reinvio.