Probier es zuerst aus: das Inbox-Biest. Ein Klick, ein paar Sekunden, dann steht das Biest da.
Was du bekommst
- Ein Biest in fünf Stufen: vom Ei bis zum Kraken, je nach Hunger. Es hat eine Stimmung und kommentiert den Posteingang.
- Drei Spalten: Tun (du musst selbst antworten), Delegieren (jemand im Team, mit Namen) und Ignorieren (Newsletter, Werbung, schon Beantwortetes).
- Einen Bericht: drei Sätze über den Zustand der Mails und ein konkreter Tipp.
- Echte Einträge in Nextcloud: bis zu fünf Karten im Deck-Board der Demo, eine Nachricht im Talk-Raum und eine Markdown-Datei im Ordner Outbox.
- Zwei Regler: «Erst die wichtigsten Mails beantworten» und «Wie lange nicht in den Posteingang geschaut?». Sie simulieren, was passiert, ohne etwas zu verändern.
Der Workflow
- Webhook: bekommt Farbe und zwei Zahlen. Mehr schickt die Seite nicht.
- Demo-Bereich festlegen: ein Code-Knoten legt fest, welches Mail-Konto und Postfach, welches Deck-Board, welcher Talk-Raum und welcher Ordner benutzt werden dürfen. Jede URL der folgenden Knoten wird dagegen geprüft.
- Drei Abfragen parallel: die Mail-API von Nextcloud holt die Nachrichten des Demo-Postfachs, die Deck-API das Board, ein PROPFIND listet
Outbox/. - Regeln zuerst: feste Regeln sortieren jede Mail und geben ihr eine Priorität. Der Workflow funktioniert damit auch, wenn die KI ausfällt.
- KI: gpt-oss-120b bei IONOS korrigiert die Einordnung und schreibt Bericht, Spruch und Tipp. Jede Antwort wird geprüft: unbekannte Kategorien, erfundene Personen und Antworten für bereits beantwortete Mails fliegen raus.
- Hunger berechnen: ein Code-Knoten, siehe unten.
- Aufräumen, dann schreiben: erst löscht der Workflow seine eigenen früheren Karten (sie tragen eine Markierung in der Beschreibung) und die ältesten Berichte, dann legt er die neuen an.
- Ergebnis: mit den echten HTTP-Antwortcodes der Schreibzugriffe an ein PHP-Skript. Die Seite zeigt nur «angelegt», wenn Nextcloud wirklich 2xx geantwortet hat.
So wird der Hunger berechnet
Jede unbeantwortete Mail zählt mit einem Gewicht: 8 für Tun, 5 für Delegieren, 1 für Ignorieren. Dieses Gewicht wächst mit dem Alter um bis zu einem Faktor 4 (nach sieben Tagen), jede Mail zählt also Gewicht × (1 + Alter in Std. / 48). Die Summe S wird in einen Wert zwischen 0 und 100 Prozent umgerechnet: Hunger = 100 × (1 − e^(−S/150)). Die Stufen beginnen bei 10, 28, 48 und 70 Prozent.
Im Demo-Posteingang liegen 14 unbeantwortete Mails, die älteste Kundenmail ist 120 Stunden alt. Das ergibt 69 Prozent, also ein «Großes Biest». Beantwortest du die drei wichtigsten Mails, sinkt der Hunger auf 56 Prozent, bei sechs Mails auf 38 Prozent (Stufe Biest). Lässt du alles drei Tage länger liegen, sind es 84 Prozent: Kraken.
Sicherheit
Der Workflow läuft in einem Demo-Bereich eines echten Nextcloud-Kontos: ein eigener Ordner, ein eigenes Deck-Board, ein eigener Talk-Raum, erfundene Daten des fiktiven Brightside Studio. Gelesen wird ein einziges Demo-Postfach über die Mail-API (Konto und Adresse prüft ein Guard), geschrieben wird nur in Outbox/, in einen Deck-Stapel und in einen Talk-Raum. Die Seite begrenzt die Läufe (20 Sekunden Pause, drei pro Stunde und Besucher, 100 pro Tag), und der Workflow löscht nur, was er selbst angelegt hat. Eine Einschränkung: Der Talk-Raum behält seine Nachrichten, der Workflow löscht sie nicht.
Für den eigenen Posteingang
Die Demo liest über die Mail-API von Nextcloud (Konto-ID, Postfach-ID und ein Guard auf die Adresse). Für deinen eigenen Posteingang trägst du im ersten Code-Knoten deine IDs ein; alternativ ersetzt du die beiden Mail-Knoten durch IMAP oder Gmail und bildest die Felder id, from_name, from_email, subject, body, age_hours, answered ab. Der Code-Knoten «Read the inbox» braucht nur diese. Die Regeln sind Stichwörter für ein erfundenes Studio: Für echte Mails musst du sie anpassen, und die KI-Einordnung ist ein Vorschlag, kein Urteil.
Selbst bauen
Der Workflow als JSON enthält nur Platzhalter für Adresse, Benutzer, Talk-Raum und Zugangsdaten. Du brauchst ein Nextcloud mit Deck und Talk, ein App-Passwort als Basic-Auth-Zugang in n8n und einen OpenAI-kompatiblen Zugang für die KI (der Workflow läuft auch ohne). Trage Board-ID, Stapel-ID und Raum-Token im ersten Code-Knoten ein. Direkt importieren lässt sich die Datei nicht.